La GED (Gestion Electronique des Documents) désigne l’ensemble des processus numériques en lien avec la gestion des flux de documents électroniques. Sachez que les besoins et obligations pour un fichier numérique ou un document papier sont les mêmes pour toutes les entreprises. La mise en place d’une GED favorise la dématérialisation des processus métier liés aux documents numériques.

Quant à la GEC (Gestion Electronique Courrier), c’est une démarche qui permet d’optimiser de façon numérique le traitement quotidien de vos courriers, qu’ils soient entrants ou sortants. Elle est indispensable au fonctionnement des organisations publiques comme privées.

Le point commun entre la GED et la GEC est que les deux concepts se déroulent de façon électronique. Mais fondamentalement, ils sont différents.

Pourquoi utiliser la GED ?

L’utilisation de la GED favorise le stockage, le classement et l’archivage des documents à partir d’un même logiciel. Le lancement d’un projet de gestion électronique de documents permet donc d’améliorer la recherche documentaire, de même que la gestion et le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie. Cette démarche accroît également la productivité des collaborateurs. En vous fiant à toutes les explications entourant la définition de la GED, vous cernerez au mieux tous ses avantages. Les plus pertinents sont les suivants :

∙         Meilleure traçabilité des documents

∙         Accès aux données facilité

∙         Amélioration du contrôle de l’accès aux informations

∙         Processus métier accéléré

∙         Réduction des coûts liés au traitement du papier

∙         Échanges d’informations fluidifiés

∙         Possibilité pour plusieurs services de travailler simultanément sur un même document

En vous servant d’un logiciel GED, vous pouvez également permettre à un fichier numérique d’avoir la même valeur juridique qu’un document papier.

Utilité d’une GEC

À partir de la GEC, il est possible de centraliser toutes les correspondances de l’entreprise issues d’un courrier papier, qu’elles soient entrantes, sortantes ou internes. La GEC s’occupe des correspondances provenant d’une messagerie électronique, d’un formulaire de contact web, d’une réclamation ou demande au guichet, d’une GRC ou encore d’applicatifs métiers. Un parapheur électronique est intégré à la gestion afin de viser et signer les documents.

Pour la mise en place d’une solution GEC, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes. La première concerne les types de courriers/documents qui seront traités. Ainsi, le périmètre fonctionnel qui correspond le mieux pourra être défini. La deuxième étape tient compte des services impliqués. Pour les définir, il est nécessaire de se poser un certain nombre de questions qui s’intéressent notamment au nombre d’utilisateurs et au circuit de traitement défini. La troisième étape est relative aux métadonnées récupérées et générées. Il peut s’agir de la date limite de traitement, des destinataires, de la liste de diffusion, de l’attribution et des droits des données facilitant le traitement du courrier en tenant compte de modèles personnalisés. La dernière étape est l’envoi du courrier sous forme dématérialisée ou sous un format papier.

La mise en application de la GEC fait bénéficier des avantages suivants :

∙         Fluidification des processus de traitement, de validation et de réponse des correspondances

∙         Diffusion rapide de l’information à toutes les parties prenantes pouvant être réparties sur de nombreux sites

∙         Réduction des délais de réponses apportées aux usagers

∙         Amélioration du service rendu aux usagers

∙         Accompagnement d’une démarche Qualité Usager.

Différences entre GED et GEC

Comprenez bien que la GED est un système informatisé qui permet de faire l’acquisition, le classement, le stockage et l’archivage des documents produits ou reçus au sein d’une organisation. À partir de  ce procédé, c’est l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique qui est géré. En ce qui concerne la GEC, il s’agit d’une démarche qui est centrée sur l’organisation et la gestion des correspondances, qu’elles soient sous forme papier ou en version numérique. Il est donc clair que le périmètre ouvert par une GED est plus exhaustif. En plus de permettre la dématérialisation des processus métiers, elle assure une bonne gestion documentaire. En outre, la GED aboutit à l’élaboration d’une base de données documentaire indexée et accessible par tous les collaborateurs.

On peut dire que la GEC est un pan de la GED puisque la gestion du courrier est une composante de l’activité globale relative à la gestion de l’information de l’entreprise. En conclusion, la GED dans son fonctionnement va plus loin que la GEC.

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