Tout savoir sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures représente un processus qui a comme but principal de remplacer les différentes démarches qui sont liées aux échanges de documents et de factures en papier avec un traitement plus pratique et donc automatisé. Ce dernier se repose sur des documents numériques qui peuvent être de différentes origines. Il existe des cas qui mettent en avant des données qui sont traitées sous un format électronique ou sous la forme de fichiers structurés ou encore de fichiers non structurés comme les documents PDF par exemple. 

Il est également possible, dans d’autres cas, de devoir numériser au préalable les factures. Pour cela, vous devez capturer le contenu papier avec des outils spécifiques. 

Si vous décidez de dématérialiser vos factures en mode Saas ou Software as a service, vous pouvez traiter, enregistrer et classer vos documents avec tous les ordinateurs ou les périphériques connectés.

Les obligations légales liées à la dématérialisation des factures

La mise en place de la facturation électronique est actuellement plus facile du fait que les règlements qui y sont liés ont évolué de manière considérable dans le temps. En effet, en France, en 2010, l’Etat a mis en place une politique d’incitation à la numérisation grâce à la Directive Européenne 2010-45 CE. Cette dernière a entrainé une législation de la facture dématérialisée. 

Vous avez alors aujourd’hui le choix entre trois modes de facturation électronique spécifique. 

Sachez qu’en ligne, il existe des outils qui sont spécialement conçus pour la facturation numérique. Vous pouvez alors opter pour le site de Chorus pro. Ce dernier vous permet de prendre connaissance de toutes les informations sur la dématérialisation de la facture ainsi que des conseils spécifiques pour réussir cette étape importante pour votre entreprise. 

Si vous souhaitez mettre en place des factures qui sont sous le format PDF simple, vous devez disposer de contrôles permanents et documentés. Ces derniers établissent une Piste d’Audit Fiable de la mise en place de la facture à la livraison des biens ou des prestations de services. 

Pour des factures numériques en PDF signé, vous devez disposer d’une signature électronique qui est fondée sur la mise en place d’un certificat spécifique sécurisé. 

Les avantages de la dématérialisation des factures

Les services comptables d’un très grand nombre d’entreprises font souvent face à des difficultés dans le processus de traitement des factures. Cela dit, la mise en place de ce genre de document sur papier est assez coûteuse et la perte de documents est également courante. 

Pour remédier à tous ces soucis, il convient de vous tourner vers la dématérialisation de vos factures ou encore la mise en place de factures numériques

Pour les responsables financiers, les factures numériques sont intéressantes du fait qu’ils gagnent en matière de productivité et peuvent donc avancer de manière rapide et efficace dans leurs tâches professionnelles. 

De plus, les coûts qui peuvent être liés au stockage et surtout à la perte de documents sur papier sont également considérables sans la numérisation des factures. Le nombre de personnels est également réduit grâce à cette solution car les tâches à effectuées sont moins nombreuses. 

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