solution-ged-nextcloud

Plusieurs entreprises ouvrent la voie à l’avenir en devenant complètement en ligne, distantes et incroyablement avancées. Cependant, une chose qui n’a pas changé et qui devient de plus en plus fondamentale est l’importance de sécuriser et de stocker en toute sécurité les documents papier et électroniques. Il est crucial que les entreprises sur papier passent, non seulement, à un système de documentation électronique à des fins de sécurité et d’efficacité. Il est également important que les entreprises optants pour un support électronique sécurisent leur système de gestion des documents.

Voici les cinq principaux avantages de l’investissement dans des systèmes d’information, ou GED.

Efficacité et productivité accrues via des solutions de type GED nextcloud

En optant pour la gestion électronique des documents, vous bénéficiez d’une augmentation de l’efficacité de travail en diminuant le temps passé à rechercher dans les fichiers papier. Avec par exemple la solution GED nextcloud, vous pouvez facilement rechercher des fichiers au lieu de passer beaucoup de temps à fouiller dans des classeurs pour trouver une information. Sans cette solution, les employés perdent des heures chaque jour à chercher, remplacer et mettre à jour des documents. Il s’agit d’un temps précieux qui peut être utilisé de manière beaucoup plus productive si l’entreprise améliore les processus documentaires en investissant dans les systèmes d’information.

Sécurité et contrôle des documents

Dans une entreprise, la maintenance des documents devient de plus en plus nécessaire pour répondre aux différentes exigences. Les documents peuvent contenir des secrets d’affaires et d’autres données confidentielles, telles que les formules de produits ou les données personnelles des employés. Si des personnes non autorisées accèdent à ces documents, cela peut entraîner des dommages commerciaux ou légaux. Une solution GED garantit que seuls les individus autorisés peuvent accéder à des documents particuliers. Même en cas de catastrophes, les documents doivent également être protégés contre les fléaux pouvant apparaître. Un bon système d’information peut faciliter la restauration des documents en cas de sinistre.

Réduction des coûts

La gestion de documents en masse générés dans le cadre des affaires est dispendieuse. Dans un système imprimé, le papier, l’encre, les classeurs, le personnel de classement et d’autres exigences coûtent de l’argent. Même dans un système électronique, vous avez besoin d’ordinateurs, de supports de stockage et de personnel d’administration du système. De bons systèmes de gestion des documents peuvent réduire ces coûts en répondant à toutes les exigences liées aux documents de manière bien planifiée.

Évolutivité

Au fur et à mesure que votre entreprise s’étend et réussie, le nombre de documents que vous produisez au fil du temps accroît également. Plus de documents signifieront plus d’encombrement, plus de dossiers à parcourir, plus de services de stockage Cloud à rechercher et plus de pièces jointes à localiser. Dans ce cas, le choix d’un système de gestion électroniques des documents est très important puisqu’elle est facilement évolutive. Vous pouvez toujours configurer ou acheter davantage de capacités de stockage dans le Cloud et vous assurer que vos flux de travail ne soient pas perturbés par le succès de votre entreprise.

Fournit un avantage concurrentiel

En utilisant le système d’information ou la solution GED, l’entreprise possède clairement un avantage concurrentiel par rapport à ceux qui stockent toujours leurs documents importants dans des dossiers de bureau.

  • Minimisation des coûts d’approvisionnement et de stockage ;
  • Economie d’argent sur les nouvelles embauches pour gérer les documents papier ;
  • Forte précision des documents ;
  • Accès rapide et facile aux informations ce qui fait gagner du temps et des efforts ;
  • Les employés peuvent offrir un meilleur service aux clients et offrir de meilleurs délais d’exécution.

Étant donné que les employés économisent beaucoup de temps, ils peuvent se concentrer sur les choses qui comptent vraiment et contribuer plus efficacement au succès de l’entreprise. Planifiez dès maintenant votre démarche pour voir comment la GED sur mesure peut vous aider en améliorant les processus métier et en augmentant l’efficacité de votre entreprise.

LAISSER UN COMMENTAIRE

S'il vous plaît entrez votre commentaire!
S'il vous plaît entrez votre nom ici